Dem Fall lag folgender Sachverhalt zugrunde: Im Herbst 2010 erstellte ein Mitarbeiter des IT-Bereichs des Staatsministeriums eine Kopie des auf dem Server dieses Ministeriums liegenden und Stefan Mappus zugewiesenen Original-Outlook-Postfachs. Dies geschah, weil technische Probleme bezüglich des elektronischen Terminkalenders dieses Postfachs aufgetreten waren. Nachdem der Fehler nicht hatte gefunden werden können, blieben die kopierten Postfach-Daten gespeichert. Demgegenüber wurden die Original-E-Mail-Accounts von Stefan Mappus nach dem Regierungswechsel auf dem Server des Staatsministeriums endgültig gelöscht. Erst im Sommer 2012 wurde das Staatsministerium auf die nach seinen Angaben zwischenzeitlich in Vergessenheit geratenen kopierten Dateien wieder aufmerksam.

Stefan Mappus verlangt Löschung der E-Mail-Daten

Im Oktober 2012 erhob Stefan Mappus Klage auf Löschung der Dateien mit der Begründung, die Dateien mit "Arbeitskopien" seines früheren Outlook-Postfachs seien personenbezogene Daten nach dem Landesdatenschutzgesetz (LDSG) und daher zu löschen, weil ihre Kenntnis für das Staatsministerium zur Erfüllung seiner Aufgaben nicht mehr erforderlich sei. Das beklagte Land wandte hiergegen ein, sowohl die Speicherung der Dateien als auch deren Nutzung seien zur Erfüllung staatlicher Aufgaben erforderlich, da Stefan Mappus seine dienstliche E-Mail-Korrespondenz pflichtwidrig nicht vollständig zu den Sachakten genommen habe.

VG bejaht Anspruch auf Löschung der vom damaligen Outlook-Postfach gefertigten "Arbeitskopien"

Das Verwaltungsgericht gab der Klage mit Urteil vom 27. Mai 2013 überwiegend statt und ließ die Berufung wegen grundsätzlicher Bedeutung zu. Nach § 23 Abs. 1 Nr. 2 LDSG habe Stefan Mappus Anspruch auf Löschung der Daten in den von seinem damaligen Outlook-Postfach gefertigten "Arbeitskopien". Die Sicherungskopien seien ausschließlich zum Zweck der Datensicherung oder zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs einer Datenverarbeitungsanlage erstellt worden. Sie dürften daher gemäß § 15 Abs. 4 LDSG nur für diesen Zweck verwendet werden. Vor der Löschung der Dateien seien diese jedoch gemäß § 23 Abs. 3 LDSG dem Landesarchiv zur Übernahme als Archivgut nach Maßgabe des § 3 Landesarchivgesetz anzubieten. Der in diesen Vorschriften zum Ausdruck kommende "Vorrang des Archivrechts" vor dem allgemeinen Datenschutzrecht begegne keinen verfassungsrechtlichen Bedenken.

Mappus beantragt Löschung der Dateien ohne vorheriges Angebot der Dateien an das Landesarchiv als Archivgut

Gegen das Urteil des Verwaltungsgerichts hat das Land Berufung eingelegt mit dem Ziel, dass die Klage auf Löschung der Dateien vollständig abgewiesen wird. Zur Begründung hat es geltend gemacht, das Verwaltungsgericht habe die Zweckbindung der angelegten Sicherungskopien zu eng verstanden. Stefan Mappus hat seinerseits Berufung eingelegt; er ist der Ansicht, er habe einen Anspruch auf Löschung der Dateien, ohne dass diese zuvor dem Landesarchiv als Archivgut angeboten würden.

Dateien sind personenbezogene Daten und zur Erfüllung der Aufgaben des Staatsministeriums nicht mehr erforderlich

Der Verwaltungsgerichtshof Baden-Württemberg wies beide Berufungen zurück. Stefan Mappus habe einen Anspruch auf Löschung der drei Dateien mit "Arbeitskopien" des Outlook-Postfachs sowie sämtlicher Kopien dieser Dateien, nachdem diese dem Landesarchiv zur Übernahme als Archivgut angeboten worden sind. Die Dateien seien personenbezogene Daten und zur Erfüllung der Aufgaben des Staatsministeriums nicht mehr erforderlich. Hierfür komme es auf den datenschutzrechtlichen Zweck der Sicherungskopien an, den diese bei ihrer Erstellung gehabt hätten. Der habe darin bestanden, technischen Problemen im Outlook-Terminkalender von Stefan Mappus zu begegnen. An diese Zweckbestimmung sei der Beklagte gebunden. Der Löschungsanspruch bestehe selbst dann, wenn man zugunsten des Landes unterstelle, es habe ein allgemeiner Zweck der Datensicherung bestanden. Denn eine Wiederherstellung der Originaldateien aus der Sicherungskopie sei unzulässig, wenn der Zweck, zu dem die Originaldateien gespeichert worden seien, inzwischen weggefallen sei. Dies sei hier der Fall. Im Staatsministerium habe keine Regelung zur Speicherung von E-Mails bestanden. Die Speicherung von Postfachinhalten habe nach der allgemeinen Praxis im Staatsministerium den persönlichen Belangen des Postfachinhabers gedient; dieser Zweck könne nach dem Ausscheiden von Stefan Mappus aus dem Amt nicht mehr erreicht werden.

Rechtsmissbräuchliches Verhalten seitens Stefan Mappus nicht erkennbar

Dem datenschutzrechtlichen Löschungsanspruch könne im Einzelfall der Einwand des Rechtsmissbrauch entgegenstehen, wenn der Betroffene seinerseits offenkundig und schwerwiegend gegen eine gegenüber der die Daten speichernden Stelle bestehenden Pflicht oder Obliegenheit verstoßen habe, die im sachlichen Zusammenhang mit den zu löschenden Daten stehe. Dies sei hier jedoch nicht festzustellen. Zwar habe Stefan Mappus möglicherweise gegen seine Pflichten, vollständige Akten zu führen, verstoßen. Jedoch fehle es an einem offenkundigen und schwerwiegenden Verstoß. Denn es habe bereits eine eindeutige und klare Regelung zur Aktenführung gefehlt.

Anbieten der Daten an das Landesarchiv als Archivgut nicht zu beanstanden

Der Löschungsanspruch sei jedoch dadurch beschränkt, dass die Dateien zuvor dem Landesarchiv als Archivgut anzubieten seien. Es handele sich entgegen der Auffassung von Stefan Mappus nicht um Archivgut eines Privaten, das nur mit dessen Einvernehmen dem Landesarchiv angeboten werden könne. Die Anbietungspflicht ergebe sich aus § 23 Abs. 3 LDSG. Die Regelungen des Archivrechts genügten dem Recht des Betroffenen auf informationelle Selbstbestimmung und seien verfassungsgemäß.